Dù bạn lưu trữ dữ liệu dưới bất kỳ hình thức nào, trên USB, email hoặc trực tiếp trên ô cứng máy tính bạn cũng cần phải thiết lập thêm 1 hay nhiều lớp bảo vệ cho tập tin hoặc thư mục để bảo đảm an toàn.
Và việc thiết lập mật khẩu cho tập tin hoặc thư mục là cách an toàn nhất cho việc mã hóa và bảo vệ dữ liệu. Tập tin hoặc thư mục của bạn sẽ được mã hóa và chỉ có thể mở hoặc sử dụng bằng cách khai báo mật khẩu.Tạo và mã hóa dữ liệu
Windows XP cho phép người dùng có thể tạo ra các tập tin ZIP với mật khẩu được thiết lập để mã hóa. Tuy nhiên, tính năng này trong Windows 7 đã được loại bỏ. Nếu muốn làm việc này, người dùng phải tiến hành tải về và cài đặt phần mềm từ nhà cung cấp thứ 3. Có nhiều chương trình có tính năng tạo và mã hóa dữ liệu bằng mật khẩu, hầu hết chúng đều được cung cấp miễn phí. Tuy nhiên, người viết khuyên bạn nên sử dụng phần mềm 7-ZIP.
Sau khi tải về và cài đặt, bạn có thể tạo các tập tin nén ngay trong giao diện phần mềm hay từ lệnh trong menu chuột phải của Windows Explorer với thiết lập mật khẩu để mã hóa. Và kiểu mã hóa bạn nên chọn ở đây là chuẩn AES-256. Như vậy, bất cứ ai muốn giải nén đều phải tiến hành nhập mật khẩu để mở khóa tập tin và sử dụng.Mã hóa tài liệu Office
Các gói phần mềm văn phóng Microsoft Office của Microsoft cũng cung cấp thêm cho người dùng tính năng đặt mật khẩu cho các tập tin văn bản và bảng tính nhằm mã hóa và bảo vệ tập tin.Và trong phiên bản Office 2007, Microsoft đã chuyển sang sử dụng chuẩn AES để mã hóa tập tin nhằm nâng cao tính bảo mật và an toàn cho tập tin.
Bạn có thể tiến hành mã hóa và đặt mật khẩu cho tài liệu văn bản trong Office 2010 và Office 2013 bằng cách mở tài liệu lên và nhấn vào "FILE > Protect Document > Encrypt With Password". Tiếp theo là việc nhập mật khẩu cần thiết lập cho tập tin.Sử dụng TrueCrypt để mã hóa phân vùng
TrueCrypt được phát hành bởi TrueCrypt Foundation. Với những ưu điểm là phần mềm hoàn toàn miễn phí, mã nguồn mở, bạn có thể tạo ổ đĩa ảo được mã hóa hoặc mã hóa toàn bộ đĩa cứng của mình (bao gồm cả ổ cài đặt Windows).
Cơ chế thiết lập và quản lý của TrueCrypt là mã hóa ổ đĩa trên đường đi (on-the-fly encryption). Nghĩa là dữ liệu tự động được mã hóa hoặc giải mã ngay khi được ghi xuống đĩa cứng hoặc ngay khi dữ liệu được nạp lên mà không có bất kỳ sự can thiệp nào của người dùng.Dữ liệu được lưu trữ trên một ổ đĩa đã được mã hóa (encryption volume) không thể đọc được nếu người dùng không cung cấp đúng khóa mã hóa bằng một trong ba hình thức là mật khẩu (password) hoặc tập tin có chứa khóa (keyfile) hoặc khóa mã hóa (encryption key). Toàn bộ dữ liệu trên ổ đĩa mã hóa đều được mã hóa (ví dụ như tên file, tên folder, nội dung của từng file, dung lượng còn trống, siêu dữ liệu…).Dữ liệu có thể được copy từ một ổ đĩa mã hóa của TrueCrypt sang một ổ đĩa bình thường không mã hóa trên Windows và ngược lại một cách bình thường mà không có sự khác biệt nào cả, kể cả các thao tác kéo-thả.Sử dụng tính năng mã hóa được cung cấp sẵn trong Windows
Nếu bạn đang sử dụng một phiên bản Windows chuyên nghiệp như bản Professional hoặc Enterprise, bạn sẽ được Windows cung cấp sẵn 1 số tính năng mã hóa chuyên nghiệp, ngoại trừ phiên bản Home.Bao gồm 2 tính năng:
BitLocker: Cho phép người dùng mã hóa phân vùng ổ đĩa, kể cả USB. Xét về mặt tính năng thì BitLocker được xây dựng tương tự như TrueCrypt, vì thế bạn có thể lựa chọn sử dụng 1 trong 2.
Encrypting File System (EFS): Cho phép người dùng mã khóa tập tin cá nhân. Bạn có thể sử dụng tính năng này bằng cách nhấn phải chuột vào tập tin và chọn "Properties > nhấn chọn Advanced trong tab General". Một cửa sổ hiện lên, đánh dấu vào tùy chọn "Encrypt contents to secure data".
Như thế là bạn đã mã hóa tập tin với tài khoản của Windows, vì thế nếu mất tài khoản bạn coi như mất tập tin vĩnh viễn!. Bạn cũng nên lưu ý là tập tin chỉ được lưu trữ trên ổ cứng hiện tại, nếu bạn gửi qua email, tính an toàn của tập tin sẽ không được bảo đảm hoặc sẽ bị hỏng.
Theo Số hóa
Windows XP cho phép người dùng có thể tạo ra các tập tin ZIP với mật khẩu được thiết lập để mã hóa. Tuy nhiên, tính năng này trong Windows 7 đã được loại bỏ. Nếu muốn làm việc này, người dùng phải tiến hành tải về và cài đặt phần mềm từ nhà cung cấp thứ 3. Có nhiều chương trình có tính năng tạo và mã hóa dữ liệu bằng mật khẩu, hầu hết chúng đều được cung cấp miễn phí. Tuy nhiên, người viết khuyên bạn nên sử dụng phần mềm 7-ZIP.
Sau khi tải về và cài đặt, bạn có thể tạo các tập tin nén ngay trong giao diện phần mềm hay từ lệnh trong menu chuột phải của Windows Explorer với thiết lập mật khẩu để mã hóa. Và kiểu mã hóa bạn nên chọn ở đây là chuẩn AES-256. Như vậy, bất cứ ai muốn giải nén đều phải tiến hành nhập mật khẩu để mở khóa tập tin và sử dụng.Mã hóa tài liệu Office
Các gói phần mềm văn phóng Microsoft Office của Microsoft cũng cung cấp thêm cho người dùng tính năng đặt mật khẩu cho các tập tin văn bản và bảng tính nhằm mã hóa và bảo vệ tập tin.Và trong phiên bản Office 2007, Microsoft đã chuyển sang sử dụng chuẩn AES để mã hóa tập tin nhằm nâng cao tính bảo mật và an toàn cho tập tin.
Bạn có thể tiến hành mã hóa và đặt mật khẩu cho tài liệu văn bản trong Office 2010 và Office 2013 bằng cách mở tài liệu lên và nhấn vào "FILE > Protect Document > Encrypt With Password". Tiếp theo là việc nhập mật khẩu cần thiết lập cho tập tin.Sử dụng TrueCrypt để mã hóa phân vùng
TrueCrypt được phát hành bởi TrueCrypt Foundation. Với những ưu điểm là phần mềm hoàn toàn miễn phí, mã nguồn mở, bạn có thể tạo ổ đĩa ảo được mã hóa hoặc mã hóa toàn bộ đĩa cứng của mình (bao gồm cả ổ cài đặt Windows).
Cơ chế thiết lập và quản lý của TrueCrypt là mã hóa ổ đĩa trên đường đi (on-the-fly encryption). Nghĩa là dữ liệu tự động được mã hóa hoặc giải mã ngay khi được ghi xuống đĩa cứng hoặc ngay khi dữ liệu được nạp lên mà không có bất kỳ sự can thiệp nào của người dùng.Dữ liệu được lưu trữ trên một ổ đĩa đã được mã hóa (encryption volume) không thể đọc được nếu người dùng không cung cấp đúng khóa mã hóa bằng một trong ba hình thức là mật khẩu (password) hoặc tập tin có chứa khóa (keyfile) hoặc khóa mã hóa (encryption key). Toàn bộ dữ liệu trên ổ đĩa mã hóa đều được mã hóa (ví dụ như tên file, tên folder, nội dung của từng file, dung lượng còn trống, siêu dữ liệu…).Dữ liệu có thể được copy từ một ổ đĩa mã hóa của TrueCrypt sang một ổ đĩa bình thường không mã hóa trên Windows và ngược lại một cách bình thường mà không có sự khác biệt nào cả, kể cả các thao tác kéo-thả.Sử dụng tính năng mã hóa được cung cấp sẵn trong Windows
Nếu bạn đang sử dụng một phiên bản Windows chuyên nghiệp như bản Professional hoặc Enterprise, bạn sẽ được Windows cung cấp sẵn 1 số tính năng mã hóa chuyên nghiệp, ngoại trừ phiên bản Home.Bao gồm 2 tính năng:
BitLocker: Cho phép người dùng mã hóa phân vùng ổ đĩa, kể cả USB. Xét về mặt tính năng thì BitLocker được xây dựng tương tự như TrueCrypt, vì thế bạn có thể lựa chọn sử dụng 1 trong 2.
Encrypting File System (EFS): Cho phép người dùng mã khóa tập tin cá nhân. Bạn có thể sử dụng tính năng này bằng cách nhấn phải chuột vào tập tin và chọn "Properties > nhấn chọn Advanced trong tab General". Một cửa sổ hiện lên, đánh dấu vào tùy chọn "Encrypt contents to secure data".
Như thế là bạn đã mã hóa tập tin với tài khoản của Windows, vì thế nếu mất tài khoản bạn coi như mất tập tin vĩnh viễn!. Bạn cũng nên lưu ý là tập tin chỉ được lưu trữ trên ổ cứng hiện tại, nếu bạn gửi qua email, tính an toàn của tập tin sẽ không được bảo đảm hoặc sẽ bị hỏng.
Theo Số hóa
